転職時の内定辞退はいつまで?複数内定時の承諾保留の仕方・例文

転職時の内定辞退はいつまで?複数内定時の承諾保留の仕方・例文

転職活動中、第一志望の企業は選考中なのに、第二志望の企業で先に内定が出ることも。今回は内定辞退や承諾保留についてご紹介します。

内定辞退はいつまでにすべき?

■内定から2~3日
■長くても1週間以内に辞退
■1週間以上の場合は返答期限の延長を連絡

■辞退の連絡は2~3日以内


もし、内定をもらった後にすでに辞退の意思が固まっているならば、辞退の連絡は少なくとも2~3日以内には連絡を行いましょう。

■長くても一般的な返答期限である1週間以内に辞退


長くても一般的な返答期限である1週間以内の辞退が望まれます。ただし、辞退が決まっているなら、早めに。内定辞退はできるだけ早く行うことがマナーです。

■1週間以上の場合は返答期限の延長の連絡があらかじめ必要


1週間以上になると、企業へ承諾保留についてあらかじめ返答期限の延長を依頼する必要が出てきます。連絡が遅くなればなるほど、企業側にとっては採用計画に狂いが生じます。迷惑をかけないためにも、早めの連絡を心がけましょう。

承諾後に辞退はできる?内定辞退する際のマナー

一旦内定を承諾したものの、やはり辞退したいという場合も起こり得ます。基本的には、一旦承諾した後の辞退はNGです。内定を辞退する際のマナーについて詳しく紹介致します。

承諾後の辞退は基本的にNG


一旦内定を承諾したものの、やはり辞退したいという場合も起こり得ます。基本的には、一旦承諾した後の辞退はNGです。内定を承諾したことによって企業側は受け入れの準備を始めています。辞退により新たに求人を行う必要も出てくるため、トラブルに発展する可能性もあります。
法的には内定承諾の拘束力はないため、内定承諾後の辞退は、止むを得ない場合のみ可能です。責任を持った行動を取るのは社会人として当然のマナーですので、承諾後辞退を安易に考えずに、内定の承諾は慎重に行いましょう。

保留できるのは長くても1週間と考える


内定をもらったものの、本命の企業からは結果待ちの状態という場合や、他の企業と検討して入社を決めたいという場合もあるでしょう。その場合には、内定承諾を保留するという方法もあります。
しかし、保留も同様に、長くても1週間。通常、内定承諾の返答期限が1週間程度だからです。それ以上になる場合には、企業に内定承諾の期限を待ってもらうように依頼する必要があります。ただし、企業側はできるだけ早い承諾を望んでいる場合が多いので、承諾保留を申し出た場合、内定そのものが取り消される可能性も出てくるため注意が必要です。承諾保留に応じてくれるかどうかはその企業次第ですので、誠意を持って依頼するようにしましょう。

内定辞退を伝える時のポイント

■電話で内定辞退を伝えるのがベスト
■連絡する時間帯にも注意

■電話で内定辞退を伝えるのがベスト


内定辞退の連絡は、迅速に確実に連絡が取れる、電話で行うのがベストです。重要な連絡でもありますので、確実に伝えることができるよう、直接話すことをおすすめします。また、選考のために時間や手間を煩わせてしまったことに対するお詫びを伝えることも必要です。

■連絡する時間帯にも注意


・始業直後や終業直前は、繁忙時間帯のため避ける
・離席の可能性が高い昼食の時間帯も避ける


内定辞退の連絡を行う場合には、電話の時間帯にも注意しましょう。始業直後や終業直前は、多くの企業で繁忙時間帯ですので避けましょう。また、離席の可能性が高い昼食の時間帯も望ましくありません。企業の状況に合わせて配慮することが必要です。 また、担当者に電話がつながった場合には、「ただいまのお時間よろしいでしょうか?」などと電話が可能であるかどうかを確認の上、用件に入ります。

■理由を明確にしなくてもOK


内定辞退の場合には、特に理由を明確にする必要はありません。ただし、採用担当者によっては理由を聞かれる場合もありますので、念のために理由も考えておくことがおすすめです。その際には、自分の事情を理由にするなど、先方に不快感を与えないように、配慮した理由を設定しましょう。

内定承諾の保留をする時の3つのポイント

■保留の理由
■いつまでに返答できるか
■入社の意思はあるのか


内定が出た企業に入社の意思はあるものの、他に選考中の企業がある場合には、内定承諾を保留することもできます。内定承諾を保留したい時は、ご紹介する3つのポイントを意識してみましょう。

■保留の理由


内定を保留したい場合は、理由を告げた上でお願いするようにしましょう。面接の際に他社も受けていることをオープンにしている場合は、正直に「他社の選考結果を待って慎重に判断したい」と伝えて構いません。ただし、承諾保留は入社の意思が低いと判断される場合もあります。そのため、保留の理由といつまでに返答できるかを明らかにし、入社への意欲を見せておくことがポイントです。数日~1週間以内に返答できることが確実であればわざわざ保留する必要はありませんが、それ以上となる可能性がある場合には、内定の連絡を受けた時点で保留を依頼するようにしましょう。

■いつまでに返答できるか


内定の承諾を1週間以上待ってもらいたい場合には、いつまでに返答できるのかを明確に企業に伝えましょう。待ってもらう期間はなるべく短い方が、企業の心象はよくなります。ただし、保留をお願いする場合でも、最長で2週間程度が目安です。ただし、企業によっては承諾保留を認めず即決を迫る場合や、その時点で内定を取り消すという場合もあります。承諾保留を依頼することは、リスクもあるということを念頭に置いておきましょう。

■入社の意思はあるのか


承諾保留を行う場合には、入社の意志があることを明確にしましょう。そのためには、保留の意思をすぐに伝えること、いつまでに返答するのか期限を切っておくことが大切です。また、保留はあくまでの企業の厚意であることを認識し、誠意を持ってお願いするようにしましょう。

内定辞退の例文 【電話編】

内定辞退の電話では、内定に対するお礼、および内定辞退の意思を伝えるとともに、企業の意に沿えなかったことに対するお詫びを伝えることが必要です。
内定辞退の理由はわざわざ伝える必要はありませんが、理由を添えた方がスムーズに話ができます。理由を明かさない場合には、理由を聞かれた場合の答えについてもシミュレーションしておきましょう。

■理由を明かさない場合の例文


“「内定通知を頂きました○○と申します。この度は面接にお時間頂きありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、御社よりいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。御社にはご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。」”

■他社への入社を承諾した場合の例文


“「内定通知を頂きました○○と申します。この度は面接にお時間頂きありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、御社よりいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。実は御社以外からも内定を頂きまして、慎重に検討した結果、他社への入社を決断致しました。御社にはご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。」”


このとき、内定を決めた会社について具体名を挙げる必要はありません。また、選考などで時間や手間を取らせて迷惑をかけてしまったことをきちんとお詫びしましょう。

内定辞退の例文 【メール編】

内定辞退を電話で連絡したものの、担当者に伝えることができなかった場合には、メールで辞退の連絡を行います。記載する内容は、内定のお礼、内定辞退の意思、お詫びと電話の場合に準じた内容としますが、直接電話が叶わなかったために、メールでの連絡となったことを添えることも忘れてはいけません。
理由は入れても入れなくても構いませんが、会話で先方の様子がわかるものではないため、入れておく方が無難です。また、メールの件名は「内定辞退のご連絡」と内容を明確にしておきましょう。

■メール文例



“(社名)
人事部 ○○様

お世話になっております。内定の通知を頂いた○○です。 先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼致します。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。 内定を頂いたにも関わらず、大変恐縮なのですが、入社を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。


(辞退の理由)

これまで貴重なお時間を頂いて選考してくださったにも関わらず、このようなお返事をすることとなり、心よりお詫び申し上げる次第です。
また本来なら直接お会いして申し上げるべきところを、このような形でのご連絡となりますことを何卒ご容赦頂きたくお願い申し上げます。
今後の貴社のご発展とご健勝をお祈り申し上げます。

(署名) ”


このとき、内定を決めた会社について具体名を挙げる必要はありません。また、選考などで時間や手間を取らせて迷惑をかけてしまったことをきちんとお詫びしましょう。

その他ポイントとしては、文書のマナーとして電話とは異なり先方を「御社」ではなく「貴社」と記載すること、またメールの文末には結びの挨拶を入れることなどに注意しましょう。

内定辞退や保留は迅速に行おう

今回は、複数内定を得た場合の内定辞退や内定の承諾保留のやり方についてご紹介しました。転職活動中は、同時に複数の企業に応募するのが一般的です。そのため、満足のいく転職を行うには、内定辞退は致し方ありません。また、選考のタイミングによっては、内定の承諾保留という手段も活用できます。いずれもビジネスマナーにのっとり、対応は迅速に行いましょう。