就活メールの正しい送り方!マナーとシチュエーション別例文集

就活メールの正しい送り方!マナーとシチュエーション別例文集

就活では、メールのやり取りをする機会が多くあります。正しい就活メールの送り方やマナーをチェックしておきましょう。


就活メールの正しい送り方とマナーを覚えよう!

企業からメールで好印象をもたれるためにも、就活メールの正しい送り方とマナーをしっかりと身に付けましょう。メールを送る際に、気を付けるべきポイントは次の5つです。

1. 宛先(To)
2. 件名
3. 宛名
4. 本文
5. 署名

1. 宛先(To)


文面を打っている途中で誤送信をしてしまわないように、宛名は最後に入力しましょう。

2. 件名


相手は仕事で日常的に大量のメールのやり取りをしています。件名がないと見落とされたり、最悪スパムメールと思われたりすることがあります。
件名には「【面接日程変更のお願い】◯◯大学の◯◯○○です」のように、誰からのどんな内容のメールなのかが一発でわかるように簡潔に書きましょう。

3. 宛名


宛名にはメールを送りたい相手の企業名・部署名(わかれば)・氏名を記載します。
また、送り先が企業や部署の場合は最後に「御中」、個人の場合は「様」を付けることを忘れないようにしましょう。

4. 本文


宛名の後から本文を書きだします。
まずは誰からのメールなのか、あなたの名前を大学名から名乗ります。そして伝えたい内容を簡潔に書きましょう。その際に、読みやすいように適度に改行することを忘れないようにしましょう。

5. 署名


本文の後には、誰からのメールだったのかが明確にわかるように署名を書くといいでしょう。署名には氏名・所属する大学・学部・学科・年次・連絡先(住所、E-mailアドレス、電話番号)を入れましょう。
毎回署名の入力が面倒だという方は、メールソフトの設定でメールの最後に自動で署名を入れることができるので、設定しておくと便利かもしれません。

【その他の注意点】


メールを送る際のあなたのメールアドレスにも注意が必要です。数字の羅列や奇抜なものは、採用担当者がメールアドレスを打ち間違ったり、悪印象を抱いたりする可能性があります。大学指定のメールアドレスがベストですが、ない場合はGmail等でシンプルかつ、わかりやすいメールアドレスを就活用に作ることをおすすめします。


シチュエーション別!就活メール例文集

就活でメールでの連絡が必要になるのは、主に下の5つです。

1. OB・OG訪問
2. 面接の日程確認
3. 面接の日程変更
4. 面接の辞退
5. お礼

基本的にメールで連絡を取るのは、緊急性があまり高くなく、返信が2~3日返ってこなくても差し支えのない場合です。

緊急性が高く、すぐに対応してもらわなければならない場合は、電話で連絡をしましょう。例えば、面接に遅刻してしまう場合は、すぐに連絡を入れなければ企業に迷惑がかかってしまいますから、電話での連絡が好ましいです。
それぞれの場合の就活メールについてご紹介します。

1. OB・OG訪問依頼をする場合


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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 【OB(OG)訪問のご依頼】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様

はじめまして。突然のご連絡で大変失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○と申します。

この度は、○○さん(大学のキャリアセンター)にご紹介いただき、OB(OG)訪問のお願いでご連絡を差し上げました。

現在、私は就職活動中で、貴社に大変興味をもっています。

そこで、ぜひ○○様にお会いして、貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。

お忙しいところ誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、お返事をいただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
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まずは突然メールを送ることへの非礼を謝罪するところからです。そして、自分が何者なのかが明確にわかるように名乗りましょう。
また、先方はどこから連絡先を知ったのか不安に思っているので、必ず誰から連絡先を聞いたのかを説明しましょう。OB・OG訪問を受けてくれるかは先方次第なので、謙虚な姿勢で丁寧にお願することが大切です。

2. 面接の日程確認をする場合


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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 返信Re: 二次面接・日程のご連絡
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株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○でございます。

この度は、二次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、面接をお願いしたく存じます。

日時:×月×日(◯) ×時~
場所:○○ビル ×階

お忙しい中、貴重なお時間をいただき、大変うれしく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
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採用担当者から面接の希望日時を尋ねるメールが送られてきた場合、返信の件名は変更しなくて大丈夫です。

先方から提示された面接の日程で都合が良ければ、承諾する旨と伺う面接の日時と場所をしっかりと明記しましょう。これは面接日時に関してお互いに認識違いをしていないか、ダブルチェックする意味でも必須です。

もし、都合が悪ければ、都合がつかない理由と、代わりの都合のいい日を複数日記載して、再調整をお願いしましょう。

3. 面接の日程変更をする場合


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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 【◯月◯日面接日程変更のお願い】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。
この度、面接の日程変更をしていただきたく、ご連絡を差し上げました。

×月×日×曜日に予定させていただきました面接ですが、学期末試験のスケジュール変更に伴い、当日貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、以下の日程の中で面接日時を再調整させていただけないでしょうか。

・×月×日~×月×日 終日
・×月×日~×月×日 9:00~17:00
・×月×日~×月×日 12:00~18:00

ご多忙の中、お手数をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
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面接の日程変更をお願いするメールを送る際は、まず設定してもらった面接日に伺えないことを謝罪しましょう。加えて、どうして面接が困難になったのかの理由を当たり障りのない範囲で記載します。
その上で、いつなら面接に行けるかの候補日を複数挙げて、面接日程の変更が可能かどうかを伺いましょう。

4. 面接を辞退する場合


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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 【面接辞退のご連絡】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○です。

×月×日××時からの面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により、 今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
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面接辞退をメールで申し出る場合は、まずいつ面接の約束をしていたかを明確にし、その上で辞退したい旨を伝えます。その際、辞退理由は明確にする必要はありませんので、言いたくなければ「一身上の都合」としておいて大丈夫です。
また、貴重な時間を割いてもらったことへの配慮も忘れてはいけません。

5. お礼のメールをする場合


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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 【本日の面接(×月×日)のお礼】○○大学 氏名
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株式会社○○ ○○部
○○○○様

お世話になっております。
本日(×月×日)、貴社にて面接を受けさせていただきました○○大学○○学部○○学科◯年の○○○○と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。

面接では○○様からお話しいただき、常に消費者を第一に考え、試行錯誤を繰り返していく○○業の仕事の厳しさと醍醐味の一端を理解できたように思います。
以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日の面接で、さらに貴社の一員として働きたい想いがますます強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げます。

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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
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採用担当者は別日にも多くの面接を行っています。いつ面接を受けた誰なのかを思い出しやすくしてもらうために、面接を受けた日時は具体的に記載しましょう。本文には面接に時間を割いてもらったことに対するお礼、面接で自分が感じたこと、働きたいという熱意を簡単に書きましょう。
特に面接時に話した内容を盛り込むと、相手は話をよく聞いてくれていたのだと、好印象を抱いてくれる可能性があります。

就活メールで社会人としてのマナーも身につけよう!

採用担当者は就活生の行動すべてをチェックしています。面接まで進んだのに、配慮の欠けたメールを送ってしまい、不採用になってしまうことも。
自分の意図することではなかったとしても、正しい就活メールの送り方を知らなかったでは済まされません。

ちょっとしたことに気を配るだけで、採用担当者とスムーズにメールのやり取りができるようになります。自分が社会人になるという自覚をもって、正しい就活メールを送れるようにしておきましょう。