インターンの辞退は可能?電話やメールで断る際のマナーと本選考への影響

諸事情により、インターンを辞退しないといけない場面があるかもしれません。だけど、「そもそもインターンを辞退していいのか」、「連絡の仕方が分からない」と悩んでしまいますよね。この記事ではインターンを辞退していいのか、連絡はいつ、どのようにすればいいのか、例文付きで紹介します。

インターンは辞退していいの?

実は、インターンは登録・申請した後でも辞退することができます。ただし、無断で辞退することは絶対にやめましょう。連絡なしで辞退することは、非常識であり、同じ大学でその企業のインターンを受ける学生や、後輩、OB・OGにも迷惑がかかります。

そのため、インターンを辞退する場合は、必ず事前に連絡をしましょう。連絡する際に、インターンを辞退する具体的な理由についてまで触れる必要はありません。誠心誠意、「参加できなくなって申し訳ない」という気持ちを込めて、丁寧な言葉遣い、丁寧な対応を心がけましょう。

辞退の連絡はいつまでにしたらいい?

基本は辞退が決まったとき


インターンの辞退について連絡するベストなタイミングは、辞退が決まったその時です。「プレエントリー」「応募後・選考中」「合格・内定後」など、選考の進み具合にかかわらず、辞退が決まったらすぐに企業へ連絡しましょう。
インターンを受け入れている企業も、参加者のために書類を作成したり、人員配置を確認したり、スケジュールを立てたりと、準備してくれています。特に、インターン生同士でグループワークをする予定の場合、参加者が1人でも欠けると予定通りの班分けができないなど、企業側に不都合が生じることもあるのです。
企業側の手間や不都合を最小限に抑えるためにも、辞退の連絡は早めにしましょう。


前日や当日に辞退が決まっても必ず連絡


インターンの申し込みをしていたけれど、前日や当日になって体調が悪くなったなど、急遽辞退しなければならない状況もあるはずです。そのような場合も、必ず辞退の連絡をしましょう。
前日の夜や早朝など、企業の営業時間外に辞退することになった場合、電話をかけても誰も出ない可能性が高いです。そのような場合は、まずインターン担当者にメールを入れて、辞退したい旨を伝えます。その後、営業時間になったら、電話連絡をして改めて担当者に辞退の旨を伝えましょう。

インターンを辞退するときの連絡は電話?メール?

インターンを辞退する際、基本的には「電話」で連絡します。メールで辞退の連絡をすると、送信したはずがサーバーのトラブル等で届いていなかった、送信できていたけれど企業側がメールを見る時間がなく、行き違いになったといったなどの問題が起こる可能性があります。

営業時間外に連絡する場合や、電話でもなかなか担当者につながらない場合は、メール連絡でも構いません。ただし、メールを送信しても、担当者から返信がないときは、電話で改めて辞退の連絡をしましょう。

インターンを辞退するときに伝える内容

インターンを辞退する場合、電話でもメールでも必ず以下の5点について伝えるようにしましょう。

1.氏名
2.インターンの日付
3.参加予定者or応募者だということ
4.辞退する旨
5.謝罪の言葉

辞退の連絡を入れた際、別日程のインターンに参加するかどうか尋ねられることがあります。やむを得ない事情で辞退する場合には、次回参加できる日程について、あらかじめいくつか候補を挙げておくと、スムーズに連絡できるでしょう。

インターン辞退を電話で伝えるとき

インターン辞退を電話で連絡する場合、以下のような流れになります。

1.インターン担当者につないでもらう
2.担当者にインターンを辞退する旨を伝える
3.謝罪の言葉を伝える

ここでは、具体的にどう話せばよいのか分からないという人のために、流れと例文を紹介します。

1.インターン担当者につないでもらう


【例】
「お忙しいところ、失礼いたします。 私、○○大学○○学部の山田太郎と申します。
○月×日に行われるインターンシップの件でお電話いたしました。 採用担当の田中様はいらっしゃいますか。」

※採用担当の氏名が分からない場合は、

「採用のご担当者様におつなぎいただけますでしょうか。」

と伝えましょう。


2.担当者にインターンを辞退する旨を伝える


【例】
「お忙しいところ、失礼いたします。 私、○○大学学部の山田太郎と申します。
○月×日に行われるインターンシップの件でお電話いたしました。 ただいま、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

※採用担当が「大丈夫です」など、OKしてくれた場合は、次に進みます。

【例】
「ありがとうございます。 先日、○月×日に行われるインターンシップに関するご案内をいただいたのですが、諸事情により参加することができなくなってしまいました。
そのため、インターンシップを辞退させていただきたいと思い、お電話させていただきました。」


3.謝罪の言葉を伝える


【例】
「お忙しいところ貴重な機会を作っていただいたにも関わらず、このようなことになってしまい、大変申し訳ございません。」

※採用担当からは、よほどのことがない限り「分かりました」「大丈夫です」などの返答があるので、その後は以下のように伝えましょう。

「この度は、お手数をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。失礼いたします。」

インターン辞退をメールで伝えるとき

インターン辞退のメールを書くときは、以下のポイントを押さえましょう。

・件名
・宛先
・文頭の挨拶
・本文(謝罪の言葉)
・文末
・署名

ここでは、メールの例文を見ながら、ポイントを紹介していきます。

◆メールの例文と書くときのポイント
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宛先(To) ×××@×××.×××.×××
差出人 ×××@×××.×××
件名 ○月×日インターンシップ辞退のご連絡【○○大学 ◯◯◯◯(氏名)】

株式会社○○
人事部 田中次郎 様

お世話になっております。
○○大学の ◯◯◯◯(氏名)と申します。

この度、○月×日に貴社で行われるインターンシップに申し込みをさせて頂きましたが、その日が大学の××試験と重なってしまい、インターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡させていただきました。

なかなか体験できない貴重な機会を設けて頂いたにも関わらず、このようなことになり、大変申し訳ございません。

また、本来でしたら、お電話で田中様に直接お伝えすべきところですが、メールでのご連絡となったことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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氏名(漢字とひらがなで記載)
○○大学○○学部○○学科◯年
E-mail:×××@××.××
住所:〒×××-××××
東京都新宿区○○××丁目××番××号
○○○マンション ××号室
電話番号:090-×××-×××
***************************
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【ポイントまとめ】

※ポイント1:件名は一目で内容が分かるように。
※ポイント2:社名は(株)と略さず正式名称で。
※ポイント3:用件に入る前に、所属と名前を名乗る。
※ポイント4:「いつ」「どこで」行われるインターンに参加予定だったのか記す。
※ポイント5:辞退する旨をしっかりと伝える。
※ポイント6:インターンを辞退することになった謝罪の言葉は忘れずに。
※ポイント7:電話でなく、メールでの連絡になってしまったことの謝罪も忘れずに。

どうしたらいい?インターン辞退を伝えるときの注意点

ここでは、インターン辞退を伝えるときの注意点を3つ紹介します。

電話で連絡する時の時間帯
担当者に繋がらない時の対応
メールの返信がない時の対応


電話で連絡する時の時間帯


インターン辞退に関する連絡を電話で行う場合、電話をかける時間帯にも注意しましょう。
始業から数時間は、ほとんどの社員がメールチェックや前日の申し送りの確認などで忙しくしています。そのため、始業から2時間ほど経って、少し業務が落ち着ついた時間を狙いましょう。
また、12~14時はお昼休みで担当者が席を外している可能性が高いので、午後に電話をするなら14~16時の時間にしましょう。
いずれの場合も、始業時間や就業時間は企業によって異なるため、インターン先企業の業務時間を調べてから電話しましょう。


担当者に繋がらない時の対応


電話をしたのに担当者が不在の場合は伝言を頼みましょう。

「それでは、田中様にご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。 お戻りになる15時頃またお電話しますとお伝えください。 よろしくお願いいたします。」

上記のように伝えられるよう、不在の場合は何時に席に戻るか、担当者の予定を確認しておきましょう。また、担当者が不在の場合は、メールでも連絡を入れておくことをおすすめします。


メールの返信がない時の対応


メールでインターン辞退の連絡を入れたのに、その後担当者から返信がないこともあるでしょう。
そのような場合はすぐに担当者に電話する前に、もう一度自分のメールボックスを確認することをおすすめします。
まず、送信済みボックスに送信したメールが記録されているかどうか、そして自分の迷惑メールボックスに担当者からのメールが間違えて振り分けられていないか確認しましょう。
もし本当に送信されていて、迷惑メールボックスにも返信がなかった場合は、営業時間中に担当者に電話をかけ、メールの件について確認しましょう。

インターンを辞退したとき採用選考で影響する可能性

では、やむを得ない事情とはいえ、インターンを辞退したことが採用選考に影響するのでしょうか。
答えは、「影響する場合もある」です。

企業側にもさまざまな事情があるため、インターンを辞退することや、辞退した際の態度などが今後行われる本選考で不利な方向に影響を及ぼす可能性もあります。

特に辞退する際の連絡方法が非常識な場合や、電話の際の態度が悪い場合は、選考でもマイナスの影響を受ける可能性があります。
インターンを辞退することは可能ではありますが、上記のことを踏まえ、本当に辞退すべきかどうか、担当者に連絡する前にもう一度考えてみましょう。

本当にインターンを辞退するべきか考えてみましょう

インターンシップという機会は、企業側も相当に時間と手間をかけ、多くの社員が関わって準備をしているものです。
インターン辞退は、採用に直結するものではありませんが、辞退することで多くの人が影響を受けるため、おすすめはできません。

やむを得ず辞退する場合は、前述してきたように適切な時間に丁寧な言葉遣いと態度で電話をするか、それも難しい場合はメールにて誠意を込めて謝罪しましょう。