就活生の電話マナー!おさえるべき12のポイントと会話例

企業の担当者と電話をするときに、就活生として最低限必要な電話マナーをご紹介。すぐに利用できる会話例も掲載しています。


ビジネス電話をかける前におさえておくべき3つのポイント

就活で企業の担当者と電話での会話が必要なとき、ビジネス電話では、親や友人との会話と違って正しい敬語(丁寧語・尊敬語・謙譲語)を使わなければなりません。正しい敬語が使えないとあなた自身の評価を落としてしまいます。就活でビジネス電話をしなければならなくなる前におさえておくべき3つのポイントについて解説します。

1. 電話の前に用件・言いたいことを整理し、メモしておくこと


話す内容や順番までを考慮した台本もしくは、流れのメモを書いておくと、要件を要領よく短い時間で正確に伝えられます。台本は、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を基本に話す内容をまとめるとよいでしょう。

このように事前に要件を洗い出しておく理由は、できだけ要件を的確に伝えて、相手の時間を長く取らせないためです。電話では、相手の忙しさを判断できません。そのため、忙しい場合のことを考慮して、電話をする必要があります。

2. 筆記用具・スケジュール帳・メモを手元に用意しておくこと


電話のそばには、必ず筆記用具・スケジュール帳・メモを手元に用意しておきます。電話中は会話内容を覚えていても、電話が終わると一部を忘れてしまう可能性がゼロではないからです。
一回聞いたことを聞き直しのために電話をかけることは、相手の企業担当者に、「注意力が不足している」と低い評価をされかねません。そのため、日程や時間など、重要なことは必ずメモを取りましょう。

また、企業からの電話は、どのようなタイミングでかかってくるか分からないので、就活中は常に筆記用具・スケジュール帳・メモを持ち歩いておくと良いでしょう。

3. 敬語(丁寧語・尊敬語・謙譲語)の使い方を覚えておくこと


一般常識で何となくわかっている敬語も正確に使うとなるとかなり難しいものです。ビジネス電話では、社会人として、正しい日本語を使用して話すことが前提です。
正しい敬語については次項でご紹介します。


就活前に再度チェック!ビジネス電話で使う正しい敬語の種類

敬語には、「丁寧語・尊敬語・謙譲語」の3種類があります。ここでは、敬語(丁寧語・尊敬語・謙譲語)の意味とよく使われる表現をご紹介します。

1. 丁寧語


話し手が丁寧に話すときに使う言葉のこと。結果として相手(聞き手)に敬意を示している。

2. 尊敬語


相手(聞き手)の動作や持ち物について敬意に示すために使う言葉のこと。相手(聞き手)が主語になる。

3. 謙譲語


話し手が自分や身内のことを控えめに(謙遜して)相手(聞き手)に話すときに使う言葉のこと。意味だけでは分かりにくいので、日常よく使う動詞と名詞を丁寧語、尊敬語、謙譲語として使うときの表現について紹介します。

動詞・名詞 丁寧語 尊敬語 謙譲語
する します なさる させていただく、またはいたす
言う 言います おっしゃる 申し上げる
行く 行きます 行かれる 伺う
来る 来ます いらっしゃる 参る
知る 知っています お知りになる 承知する
見る 見ます ご覧になる 拝見する
聞く 聞きます お聞きになる 拝聴する
伝える 伝えます お伝えになる 申し伝える
わかる わかります おわかりになる 承知する
考える 考えます お考えになる 拝察する
待つ 待ちます お待ちになる お待ちする
帰る 帰ります お帰りになる おいとまする
会社 貴社、または御社 弊社
お店 貴店 弊店
銀行 貴行 弊行
雑誌 貴誌 弊誌
地位 貴職 小職

社会人でも間違った認識をしている人がいるため、再度確認しておきましょう。

電話をかけるとき、受けるとき、切るときにおさえておくべき9つのポイント

就活で電話をかけたり、受けたり、切ったりするときにおさえておくべき9つのポイントについて具体的な対応方法や参考にできる会話例を紹介します。

1. かけた場合は自分から切り、受けた電話は相手が切ってから切ること
2. かける時間帯に注意すること
3. かけるときは静かで、携帯の場合は電波状態の良い場所からかけること
4. はきはきと、明るい声で落ち着いた口調で話すこと
5. 電話を受けるとき第一声に「もしもし」と言わないでまず名乗ること
6. 会話内容が不明なとき「えっ?」「はぁ?」と言わないこと
7. 重要事項は復唱しメモを取ること
8. 相手が離席中のときは要件を伝えて電話に出た人の名前を聞いておくこと
9. 言いにくい要件は遠回しに言わずに結論から先に言うこと

1. かけた場合は自分から切り、受けた電話は相手が切ってから切ること


■電話をかけたとき
電話をかけて要件が済み、電話を切るときは原則としてかけた方が先に切ります。そのときは、以下のように伝えて電話を切りましょう。

<会話例>
「今日はお忙しいところありがとうございました。電話を切らしていただきます」

■電話を受けたとき
電話を受けて要件が済んだときは、原則として相手が電話を切るまで待ってから切ります。

2. かける時間帯に注意すること


用事ができたときにすぐかけるのではなく、急ぎでない要件のときは原則として休日明けの日の午前中や、昼休み直前、昼休み時間中、就業間近や就業時間後は避けます。

また就業開始時間は、忙しいことが多いので、少なくとも開始時間の1時間後くらいにかけるようにしましょう。

3. かけるときは静かで、携帯の場合は電波状態の良い場所からかけること


ビジネス電話では、電話の相手が忙しいことも考えられます。騒音や電波状態で聞き取りにくいと余分な時間がかかるので、緊急ではない限り通話条件のよいところからかけるようにしましょう。

また、大切な要件を聞き間違える可能性もあります。電話を受けたときに、通話条件が悪いときは、折り返しても良い時間帯を聞き、折り返し電話をしてもよいか了解を得てかけ直しをしましょう。

4. はきはきと、明るい声で落ち着いた口調で話すこと


緊張すると、早口になったり、ぎこちない話し方になったりするかもしれませんが、そう思えた場合は素直に緊張していることを伝えて申し訳ありませんと伝えましょう。

また、聞き取りにくい小さい声や暗い声は元気がない、消極的などマイナス評価になります。元気なハツラツとした声で会話するようにしましょう。

5. 電話を受けるとき第一声に「もしもし」と言わないでまず名乗ること


電話を受けるとき、第一声を「もしもし」と言わないで必ず「はい、××です」と名前で名乗るようにしましょう。

第一声がもしもし、相手が「××さんですか?」と聞かなくてはならなくなるので、わずかですが不快な印象を与えます。

6. 会話内容が不明なとき「えっ?」「はぁ?」と言わないこと


会話中に、会話の内容が理解できないこと、聞き取れないことなどが起こります。そのとき、条件反射的に「えっ?」「はぁ?」と返事すると、相手はわかってくれると思って話をしているので、なぜわからないの?と面倒くさいなぁと思われます。

そのようなときは、丁寧に聞き返すようにしましょう。相手の面倒くささは変わりませんが、丁寧に聞き返すことで相手の気持ちを和らげられます。

<会話例>
「申し訳ありません。今、お話をしていただいたことが聞き取り(または理解)できませんでした。お手数をおかけしますが、もう一度お話いただいてもよろしいでしょうか?」

7. 重要事項は復唱しメモを取ること


電話は音声なので一般的には記録を残せません。就活では重要なことが電話で通知されることもあります。必ず、連絡や案内された内容は、復唱してメモを残すようにしましょう。

8. 相手が離席中のときは要件を伝えて電話に出た人の名前を聞いておくこと


電話をかけたとき、相手が不在で電話がつながらない可能性があります。そのときは、必ず要件を伝言していただけるように電話に出た人に依頼し、その人の名前とかけた日時を記録しておきましょう。

そして、後日再度電話をかけるときに以前かけたことを伝えましょう。伝言を依頼した人が、伝えることを忘れている可能性があるので必要な電話であった場合は、かけた事実をしっかり伝えておきます。

9. 言いにくい要件は遠回しに言わずに結論から先に言うこと


就活では、言いにくいことを電話で連絡しなければならないこともあります。例えば「内定の辞退」もその1つです。

そのようなときには言いにくいからと本題に入る前に関係ないことを述べないで、ストレートに早く結論を述べましょう。相手が忙しい可能性もあります。結論を先に単刀直入に誠意を込めて伝えましょう。例えば、以下のように伝えます。

<会話例>
「お忙しいところ恐れ入ります。私は◯◯大学の××と申します。先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。ただ、せっかくの内定を頂きながら、誠に勝手なお願いで心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」


担当者を呼び出すときの基本の会話例

「お忙しいところ恐れ入ります。私は◯◯大学の××と申します。●●の件で電話をさせていただきました。□□課の△△様をお願いいたします。」

もし、どうしても急用で会社の忙しいと思われる時間帯や休み時間中、就業後の時間にかけるときは以下のようにもう少し丁寧な言い方をしましょう。

「お忙しいところ誠に申し訳ありません」
「お昼休みの時間帯に誠に申し訳ありません。」
「就業後の時間帯に誠に申し訳ありません」

より丁寧に最初に恐縮していることを伝えます。

「今、お時間よろしいでしょうか?」

その後、要件を伝えても良いか許可を得ましょう。


担当者が出たときと不在であったときの会話例

(1)担当者が出たときの会話例
担当者が「△△です。」と名乗って電話に出たときは、誰からの電話かがわかっていない可能性があるので、もう一度名前を名乗ります。

「お忙しいところ恐れ入ります。私は◯◯大学の××と申します。●●の件で電話させていただきました。」

そして、この後で要件を伝えましょう。

(2)担当者が不在であったときの会話例
■「担当者が不在です」と伝えられたときは、次のように会話しましょう。
「△△様が戻られる時間はわかりますでしょうか?」

■分かっていた場合は、以下のように伝えましょう。
「その頃に改めて電話をいたしますのでよろしくお伝え下さい。」

■分からないと言われた場合は、次のように会話しましょう。
「大変恐れ入りますが、◯◯大学の××が、●●の件で電話をさせていただいたことをお伝え下さい。」

■急ぎであれば以下のように、伝言をお願いしましょう。
「明日また電話をいたしますので、よろしくお伝え下さい。」


電話を切るときの会話例

電話を切るときは、以下のように会話をして相手が電話を切るまで待ちましょう。

■電話の相手と話せたとき
「本日はお忙しいいところ、お時間を頂きありがとうございました。」

■不在だったとき
「何とぞ、よろしくお願いいたします。ありがとうございました。」

不在の場合でも、電話に出てくれた方にお礼を伝えてから、相手が切ってから電話を切りましょう。


まずは基本的なビジネス電話に慣れていきましょう

就活生にとっては慣れないビジネス電話。慣れないからこそ、積極的に挑戦していく必要があります。いきなり就活本番で失敗をしたくないという方は、インターンシップなどでビジネス電話に慣れておきましょう。

電話は、相手の顔が見えないだけに、マナー違反を犯すと失敗に気が付かないで失点を積み重ねていく危険性があります。しかし、基本をおさえておけば、自信を持って受け答えができます。自信を持って、就活の電話に臨めるように、正しいビジネス電話のマナーを確認しておきましょう。